ملخص الدور
يدعم المدير المساعد وظيفة التسويق في إدارة التخطيط المالي والأنشطة الشرائية وعلاقات الموردين والمتطلبات التشغيلية. يعمل الدور كنقطة تنسيق رئيسية بين التسويق والمالية والشراء والقانون والموردين الخارجيين لضمان إدارة الميزانيات وطلبات الشراء والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات بكفاءة وفقاً لسياسات المنظمة.
المسؤوليات
- دعم إعداد وإدارة الميزانية السنوية والخطط المالية لقسم التسويق
- العمل مع فريق التسويق للتنبؤ بمتطلبات الإنفاق عبر الحملات والفعاليات والإعلام والرعايات والوكالات والأنشطة الأخرى
- مراقبة الإنفاق الفعلي والالتزامات والميزانيات المتاحة مقابل الخطط المعتمدة
- إعداد تقارير الميزانية المنتظمة والتنبؤات وتحليلات الفروقات والتحديثات المالية لقيادة التسويق
- تحديد مخاطر الميزانية المحتملة والإنفاق الزائد والإنفاق الناقص والفجوات التمويلية والتوصية بالإجراءات المناسبة
- دعم تحويلات الميزانية وإعادة التخصيص والاستحقاقات وأنشطة إغلاق نهاية السنة المالية
- ضمان التخصيص الدقيق للتكاليف عبر وظائف التسويق والمشاريع والحملات ومراكز التكلفة
- تنسيق متطلبات الشراء للحملات والفعاليات وخدمات الإعلام والوكالات الإبداعية وخدمات الإنتاج والأبحاث والأنشطة التسويقية الأخرى
- دعم إعداد وتقديم طلبات الشراء وطلبات العروض والمستندات الاستثنائية وأوامر الشراء
- العمل مع أصحاب المصلحة في التسويق لتطوير نطاقات عمل واضحة ومتطلبات تقنية وقابليات تسليم ومعايير تقييم تجاري
- تتبع أنشطة الشراء من الطلب الأولي من خلال التوريد والتقييم والتعاقد وإصدار أوامر الشراء والدفع
- ضمان دعم طلبات الشراء بالموافقات والوثائق المطلوبة
- الحفاظ على مرئية لجداول الشراء والمتابعة بشأن الإجراءات المتأخرة أو المعلقة
- تنسيق تسجيل ودخول الموردين والوكالات التسويقية الجدد
- الحفاظ على سجلات دقيقة لعقود الموردين وأوامر الشراء والقابليات للتسليم وجداول الدفع وتواريخ انتهاء العقود
- مراقبة أداء الموردين مقابل مستويات الخدمة المتفق عليها والقابليات للتسليم والجداول الزمنية والميزانيات
- دعم تجديد العقود والتعديلات والتمديدات وأنشطة الإغلاق
- تنسيق مع الشراء والقانون لمعالجة المسائل التعاقدية والتجارية أو المتعلقة بالموردين
- دعم حل نزاعات الموردين والقابليات للتسليم المتأخرة والتناقضات في الفواتير وقضايا الدفع
- مراجعة الفواتير والمستندات الداعمة للتأكد من الاتساق مع العقود وأوامر الشراء والقابليات المنجزة للتسليم
- تنسيق مع فريق التسويق للحصول على تأكيد الخدمات والموافقات قبل معالجة الدفعات
- تتبع الفواتير والمدفوعات والمتابعة مع المالية والشراء والموردين بشأن العناصر المعلقة
- الحفاظ على سجلات دقيقة للالتزامات المالية والفواتير والاستحقاقات وحالة الدفع
- دعم الحل الفوري للفواتير المحظورة أو المرفوضة أو المرسلة بشكل غير صحيح
- العمل كحلقة الوصل التشغيلية الرئيسية بين التسويق والمالية والشراء والقانون والوظائف الأخرى
- تقديم المشورة لأصحاب المصلحة في التسويق بشأن عمليات الشراء والتمويل والتعاقد ذات الصلة
- دعم فريق التسويق في تخطيط أوقات انتظار الشراء واختيار نهج التوريد المناسب
- تيسير اجتماعات مراجعة الميزانية والشراء المنتظمة مع أصحاب المصلحة في التسويق
- توفير تحديثات واضحة للإدارة بشأن حالة الميزانية وتقدم الشراء والمخاطر والقرارات المطلوبة
- بناء علاقات فعالة مع الفرق الداخلية والوكالات والموردين وموفري الخدمات
- ضمان امتثال جميع الأنشطة المالية والشرائية للتسويق لسياسات المنظمة والسلطات المفوضة ومتطلبات الموافقة
- الحفاظ على وثائق كاملة وسقيمة لدعم مراجعات الحوكمة والمراجعات الداخلية أو الخارجية
- تطوير والحفاظ على المتتبعات واللوحات المعلوماتية والتقارير والسجلات التشغيلية للميزانيات والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات
- تحديد فجوات العمليات والتوصية بالتحسينات لزيادة الكفاءة والمرئية والامتثال
- دعم تطوير القوالب والإرشادات والإجراءات الموحدة للعمليات التسويقية
- مراقبة المؤشرات التشغيلية الرئيسية بما في ذلك وقت دوران الشراء واستخدام الميزانية وحالة الدفع وأداء الموردين
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في المالية أو المحاسبة أو إدارة الأعمال أو الشراء أو إدارة سلسلة الإمداد أو مجال مرتبط
- اعتماد مهني في المالية أو الشراء أو سلسلة الإمداد أو إدارة المشاريع يعتبر ميزة
- الحد الأدنى من 4-6 سنوات من الخبرة ذات الصلة في عمليات المالية أو الشراء أو العمليات التجارية أو شراكة الأعمال أو إدارة الميزانية
- الخبرة السابقة في دعم وظيفة التسويق أو الاتصالات أو الفعاليات أو الإعلام أو الرعايات يفضل أن تكون موجودة
- الخبرة في إدارة الميزانيات وطلبات الشراء وأوامر الشراء والعقود والفواتير وعلاقات الموردين
التعليم
بكالوريوس في المالية أو المحاسبة أو إدارة الأعمال أو الشراء أو إدارة سلسلة الإمداد أو مجال مرتبط
الخبرة
الحد الأدنى 4-6 سنوات من الخبرة ذات الصلة في عمليات المالية أو الشراء أو العمليات التجارية أو شراكة الأعمال أو إدارة الميزانية
التعليم · الخبرة · نوع الدوام
بكالوريوسيتطلب 4+ سنواتالراتب غير مذكور